Mörg samþættingarverkefni byrja á því að sækja gögn úr kerfum. Ef gagnaöflunin mistekst er oft hægt að endurtaka hana án þess að breyta nokkru í upprunakerfinu.
Þegar gögn eru skráð í rekstrarkerfi þarf meiri aðgát. Reikningur þarf að tengjast réttum viðskiptavini, innihalda réttar línur og hafa viðeigandi fylgigögn. Ef skráning stöðvast á miðri leið þarf að vera ljóst hvað tókst, hvað mistókst og hvernig á að bregðast við.
Þetta flækjustig getur orðið til þess að skráningin situr eftir sem handvirkt verkefni, jafnvel þótt gögnin séu þegar tiltæk og önnur skref ferlisins sjálfvirk.
Handvirk skráning kostar meira en tímann sem fer í hana
Þegar sömu upplýsingar eru færðar handvirkt á milli kerfa fylgir því meira en endurtekin vinna.
Tafir á afgreiðslu. Reikningur getur verið tilbúinn til skráningar en beðið þar til starfsmaður hefur tíma til að sinna honum. Það getur seinkað útgáfu hans og innheimtu.
Hætta á villum. Rangt númer, upphæð eða dagsetning getur kallað á leiðréttingar og aukna vinnu við afstemmingu.
Óljós staða. Ef starfsmaður þarf að hætta í miðju verki getur verið tímafrekt að sjá hvaða færslur hafa verið skráðar og hverjar bíða.
Markmiðið með sjálfvirkni er því bæði að spara tíma og gera skráninguna skipulegri og auðveldari í eftirfylgni.
Hvað gerir MeshPro DataSync?
MeshPro DataSync les gögn úr gagnagrunni og notar þau til að stofna, uppfæra eða eyða færslum í rekstrarkerfi, eftir því hvernig ferlið er skilgreint.
Fyrsta rekstrarkerfið sem lausnin styður er Microsoft Dynamics 365 Business Central, bæði í skýinu og á eigin netþjónum. Meðal verkefna eru skráning sölureikninga með reikningslínum og PDF-viðhengjum, auk innkaupareikninga og kreditreikninga.
Þá nýtast gögn sem þegar eru til í stað þess að slá þau aftur inn.
Skýrt ferli fyrir hvern reikning
DataSync fylgir skilgreindu ferli við skráningu. Við stofnun sölureiknings getur það til dæmis litið svona út:
- Sækir upplýsingar um reiti sem Business Central tekur við.
- Staðfestir að viðskiptavinurinn sé til. Ef hann finnst ekki fer reikningurinn ekki áfram í skráningu.
- Stofnar reikningshausinn.
- Staðfestir vörunúmer og skráir reikningslínur.
- Bætir við PDF-viðhengi, ef það á við.
- Tekur skráninguna til baka ef villa kemur upp. Ef skref mistekst er öllu sem þegar hefur verið stofnað fyrir viðkomandi reikning eytt.
Markmiðið er að ófullgerðir reikningar sitji ekki eftir í kerfinu og að skýrt sé hvaða færslur þarfnast athugunar.
Ef vörunúmer vantar á einn reikning er hann merktur til yfirferðar og afturköllunarferlið virkjað. Aðrir reikningar geta haldið áfram í gegnum skráninguna og bókarinn fær yfirlit yfir það sem þarf að laga.
Bókarinn getur þá einbeitt sér að frávikunum í stað þess að yfirfara og skrá hverja færslu handvirkt. Skráningin verður sjálfvirk án þess að yfirsýn yfir undantekningar og villur tapist.
Þegar gervigreind undirbýr færslurnar
Gervigreind getur nýst til að lesa upplýsingar af reikningum, para þær við pantanir og útbúa tillögur að skráningu. En áður en niðurstöðurnar fara inn í rekstrarkerfi þarf að sannreyna þær og, eftir þörfum, fá samþykki fyrir þeim.
Hægt er að setja ferlið upp þannig að gervigreind skili tillögum í gagnagrunn þar sem þær eru yfirfarnar. DataSync tekur síðan við þeim gögnum sem hafa verið samþykkt til skráningar og flytur þau inn í rekstrarkerfið samkvæmt skilgreindum reglum.
Þar gegnir DataSync afmörkuðu hlutverki: að annast skráninguna, athuga nauðsynlegar tilvísanir og bregðast við tæknilegum frávikum. Yfirferð á efni reikningsins og samþykki hans eru sérstök skref sem þarf að útfæra í heildarferlinu.
Fleiri kerfi og víðari notkun
Stefnan er að bæta við fleiri rekstrarkerfum og gera gagnaflutning í báðar áttir mögulegan fyrir fleiri tengingar MeshPro.
Það getur meðal annars nýst til að samræma grunnupplýsingar, svo sem viðskiptavini og vörur, á milli kerfa. Þá þarf að skilgreina hvaða kerfi ræður hverjum upplýsingum og hvernig breytingar eiga að berast áfram.
Ef þú notar annað rekstrarkerfi en Business Central skaltu hafa samband og kanna stöðu tenginga við það.
Hvenær borgar sig að sjálfvirknivæða skráninguna?
DataSync hentar fyrirtækjum sem skrá reglulega reikninga eða aðrar færslur handvirkt, sérstaklega þegar gögnin eru þegar tiltæk í gagnagrunni.
Ávinningurinn ræðst meðal annars af fjölda færslna, tímanum sem fer í skráningu og kostnaði við tafir og leiðréttingar. Ef færslurnar eru fáar og óreglulegar getur handvirk skráning áfram verið hagkvæmasti kosturinn.
Góður upphafspunktur er að skoða eitt ferli: hvaðan gögnin koma, hvernig þau eru skráð og hvað gerist þegar ein færsla er röng.
Bókaðu kynningu og förum saman yfir hvernig hægt er að einfalda það.
DataSync er ein af þremur lausnum MeshPro. Kynntu þér heildarmyndina hér.